Faxgeräte wurden bereits im Jahr 1979 eingeführt und haben entsprechend schon ein paar Jahre auf dem Buckel. Insbesondere als in Deutschland die ISDN-Technologie eingeführt wurde, boomten Faxgeräte, da sie die zweite Telefonleitung belegen konnten. Das ist heute nicht mehr notwendig und seit Internet und E-Mail bräuchte man eigentlich auch kein Faxgerät mehr – oder doch?

Warum auch heute ein Faxgerät durchaus noch Sinn machen kann, welche Vor- und Nachteile es bietet und welche Alternativen es zum Versenden von Faxen gibt, haben wir im Folgenden kurz zusammengefasst.

Vor- und Nachteile klassischer Faxgeräte

Einer der größten Vorteile von Faxgeräten ist sicherlich, dass sich Dokumente sofort und ohne Umwege ohne PC versenden lassen und der Empfänger hält gleich eine ausgedruckte Kopie des Exemplars in Händen. Vorheriges Einscannen und Versenden wie beim E-Mail-Verkehr ist entsprechend nicht notwendig. Dadurch kann ein Faxgerät auf Sender- und Empfängerseite Zeit sparen.
Bei geschäftlichen Dokumenten, die ohnehin ausgedruckt würden, hat ein Faxgerät zudem den Vorteil, dass es selbst vor Gericht als Schriftform anerkannt und damit als Beweismittel dienen kann. Der Sendebericht eines Faxgeräts kommt auch heute noch in Verhandlungen als Beweis der Zustellung zum Einsatz.

Ein großer Nachteil entsteht im Vergleich zum Scannen und digitalen Versenden, wenn es um die Übertragung von Dokumenten mit vielen Seiten geht. Hier dauert die Faxübertragung deutlich länger als das Einscannen und Versenden als PDF-Dokument. Außerdem ist die Übertragungsqualität deutlich schlechter als beim Versand per E-Mail, so dass es häufig vorkommen kann, dass kleingedruckte Texte oder Grafiken kaum erkennbar sind.

Ein weiterer Nachteil ist Spam per Fax. Während sich eine Spam-E-Mail softwareseitig erkennen bzw. auch einfach löschen lässt, wird ein Spam-Fax unweigerlich ausgedruckt. Dies sorgt für einen hohen Papier- und Tonerverbrauch. Außerdem eignen sich klassische Faxgeräte kaum zum Übertragen von digitalen Dokumenten, denn sie müssen auf der einen Seite erst ausgedruckt und eingescannt und auf der Empfängerseite nochmals ausgedruckt und eingescannt werden.

Wo kommen Faxgeräte noch zum Einsatz?

Es gibt in Deutschland nach wie vor viele Branchen, bei denen der Arbeitsablauf im Bereich der Bestellannahme und Organisation fest auf den Faxempfang und –versand zugeschnitten ist. Insbesondere in kleineren Betrieben kommt es vor, dass sowohl Bestelleingänge als auch Ausgänge nach wie vor per Fax übermittelt werden – beispielsweise, wenn die Bestellformulare per Hand ausgefüllt werden.
Ist das Büro mit Kräften besetzt, die den klassischen Faxversand der E-Mail-Kommunikation vorziehen, kann dies dazu führen, dass auch Hersteller und Partnerunternehmen noch ein Faxgerät nutzen, um diese Kunden nicht zu verlieren.

Alternativen zum klassischen Faxgerät

Statt heute noch ein klassisches Standalone-Faxgerät zu kaufen, machen gegebenenfalls andere Lösungen mehr Sinn. Die folgenden beiden Alternativen sind dabei am interessantesten:

1. Multifunktionsgeräte
Zwar sind Multifunktionsgeräte – also Drucker und Scanner, die gleichzeitig auch als Fax genutzt werden können, im Vergleich zum klassischen Fax etwas teurer, sie lohnen sich aber langfristig. Dies liegt daran, dass sie im Geschäftsalltag nicht ausschließlich als Fax, sondern auch als Scanner und Drucker für digitale Dokumente genutzt werden können.

2. Fax-Software für den PC
Statt eines realen Faxgeräts lässt sich heute auch relativ einfach eine Fax-Software auf einem Rechner integrieren. ISDN-Karten und ähnliche Relikte aus alten Zeiten sind dafür schon lange nicht mehr notwendig. Mit der Software lassen sich Faxe versenden und empfangen und Sie können zudem selbst entscheiden, ob Sie ein Fax ausdrucken oder lediglich digital archivieren möchten.

Dadurch ist allerdings die Schriftform nicht mehr automatisch gegeben und die Software kann zudem nur funktionieren, wenn der PC oder Server permanent läuft. Während eines Systemupdates oder wenn der PC offline ist, können Sie keine Faxe empfangen.

Fazit

Deutschland gehört heute noch zu einem der wenigen Ländern, in denen der Faxversand nach wie vor geläufig ist, was auch der Anerkennung der Schriftform vor Gericht geschuldet ist.
Unter bestimmten Umständen kann es sich auch heute noch lohnen, ein Faxgerät zu kaufen. Der Trend geht dann allerdings ganz klar hin zu Multifunktionsgeräten. Wer keinen zusätzlichen Drucker benötigt und nur sporadisch Faxe versenden möchte, sollte am ehesten zu einer Software-Lösung greifen.

Zukünftig ist aber davon auszugehen, dass sich der Trend fortsetzen wird und immer weniger Unternehmen überhaupt noch auf die Fax-Technologie setzen werden. Durch E-Mail und andere Kommunikationswege wird die mittlerweile weit über 30 Jahre alte Technologie nach und nach vom Markt verdrängt werden.

March 25, 2021, 1:21 p.m.